回复客户邮件最佳时间及回复邮件技巧
2019-06-12 浏览 推荐资讯        作者: admin


国际贸易中,与客户联络的渠道方式有很多,其中外贸邮件就是与客户联络的重要方式之一。邮件有助于我们双方交流,了解双方样品收寄情况,同时也可以跟进订单。而这其中回复时间、回复的内容都直接关系到客户体验。那么具体什么时间回复合适?比如我们有一个客户,他在曼谷,我们是在下午四点多的时候收到客户报价,虽然我们和客户存有一定时差,但是,我们想晚上在家想好之后再给客户报价,但是晚上想好之后,客户也下班了。这样的话,是当晚报价给客户还是第二天报价给客户好呢?那今天我们就从邮件什么时候回复最有效果以及回复邮件技巧这两个方面为大家分享。


一、什么时候回复客户邮件最有效果


我们先从什么时间回复客户邮件最有效这个方面来了解。


1、及时回复客户邮件


首先如果需要我们回复的邮件内容并不是特别复杂,如,客户向我们要一份产品介绍,那么我们最好及时回复给客户。另外,如果客户咨询的信息,是需要我们花一定时间去准备后才能回复时,我们也最好先给客户发送一个邮件,告诉对方我们会晚点回复,以及大概回复时间。而这个预估的时间最好是客户的工作时间,这样为客户考虑的做法,会为我们的形象加分。  


2、根据客户作息发布邮件


另外,在我们给客户回复邮件时,我们最好事先了解客户的作息,再判断给客户发邮件的时间。比如说国外采购人员一般会在上午的八九点上班的时候先打开邮箱查看邮件,然后用一个小时左右的时间去处理邮件,之后再处理其他工作的事务。那么我们就要在客户早上查看邮件的时间段发送邮件给客户,才可以保证用户能看到我们的邮件。


3、使用时间查询工具


不过,不同国家地区的用户和我们的时差都不同,那怎么推算呢?这里推荐给大家一个可帮我们查询全球各个国家地区时间的工具“timeanddate”(https://www.timeanddate.com/)。使用这个工具,可以快速查看到各个国家地区的时间,这时我们再配合使用定时邮件,这样可以帮助我们在客户的工作时间及时与客户对接。比如我们的客户在阿根廷,与我们的时差是11个小时,也就是说,对方的上班时间是与我们的工作时间几乎完全相反的,那么定时邮件就很有必要了,另外,如果可以我们最好安排值班对接人员,这样可以更好的提高客户体验。


总之不管我们要给哪个国家的客户回复邮件,我们都一定要算好时差,算好在客户上班之前是否能看到我们的邮件。


二、 回复邮件时的技巧


我们再来分享给大家回复邮件时的五个技巧。


1、时间


首先是关于时间方面,当天的客户邮件最好当天回。还有我们最好提前去了解各国的时差和工作习惯,比如韩国应该在2小时之内回复;澳大利亚的邮件收到后马上回复。如果当天不能回复客户,就像我们刚才提到的,先给客户一个回应,告诉客户原因和什么时候能回复。


2、回复原则


然后是邮件的回复原则,不同国家的客户要求、特征也不大相同,比如欧美对产品质量要求高、信誉度也高;中亚非很强调价格的实惠,但是信誉度很弱;不过这也只是大概分析,具体我们要通过和客户沟通后,才能做出具体判断,以此来奠定后期与客户沟通时要注意哪些。


3、不要一味使用模板


有的业务员为了图省事,会提前弄好一个模板,不管是哪封邮件,直接把模板复制粘贴过去给对方回复。那么对方收到邮件,发现所有模板一个样式,一般就不会再回复我们了。所以,我们在回复客户邮件时,不要一味的使用模板回复,我们要具体分析客户的来件意图,然后在有针对性的回复,因为客户一般会同时咨询多家企业,如果我们一味的使用模板回复客户,那么客户就会感觉我们态度敷衍,继而会对我们的产品或服务失去兴趣。这样对于客户不会损失什么,但我们却会损失一个合作机会。所以我们收到询盘后一定要认真对待。


4、内容为王


很多外贸员在回复邮件时,还在用大量的篇幅介绍主推产品和自我介绍。其实只要在文中叙述,客户较为感兴趣的产品就可以了。另外,在客户向我们咨询产品时,我们一定要以专业的角度去回复对方。比如,将特别要注意的地方加粗显示,在英文书写时,注意大小写等这样的细节都是可以为我们的形象加分的!


5、合理报价


最后就是合理报价了,在报价时,我们千万不要盲目的去报价。在报价前,我们要先了解客户,比如客户对产品的具体需求、用途等重要信息。根据这些信息做一个全面的分析,然后再制定2-3个报价方案。这样客户可以感觉到我们是用心为他考虑的,而且也可以刻画出我们对工作专业、严谨的好形象。


总体来说,我们通过邮件与客户沟通时,一定要掌握好客户的工作时间、客户的浏览习惯,和内容的呈现。这样不但会提高客户体验,也会高度展示出我们的专业性。

(来源: 丝路赞学院)

(声明:凡转载文章均是出于传递更多信息之目的。若有来源标注错误或侵犯了您的合法权益,请与本网联系,我们将及时处理,谢谢!)